Hvis du bruger regnskabsprogrammet Billy, så har du mulighed for at aktivere integration til Billy. Med Billy integrationen aktiveret får du nogle nye funktioner, som kan lette din hverdag og være en god service til dine kunder. 

I denne artikel vil vi vise hvordan du synkroniserer dine kundedata mellem Billy og Effihub. Dette gøres typisk i forbindelse med førstegangsopsætning af din Effihub konto, men kan også bruges, når du har tilføjet nye kunder i enten Effihub eller Billy.

Aktiver Billy integrationen

Sørg for at Billy integrationen er aktiveret og korrekt opsat. Hvis du ikke har gjort det allerede, så gå til Indstillinger > Integrationer og tryk på 'Opsætning' i Billy kassen og følg instruktionerne. 

Start import wizard

Når du er forbundet med Billy, vil du få adgang til en ny importmulighed under menupunktet 'Kunder > Importer kunder'. Tryk på kassen med Billy logoet.

Billy kundesynkronisering er en nem 4-trins process.

  1. Vi tjekker først, om du har Effihub kunder, som passer med kunder i Billy. Du skal tjekke, om vi har fundet korrekt match. Kunder, som ikke findes i Billy, kan eksporteres til Billy.
  2. Du bliver bedt om at dobbelttjekke, at listen med Effihub kunder, der skal oprettes, er korrekt.
  3. Vi viser dig alle Billy kunder, som ikke findes i Effihub. Du vælger, hvilke du vil importere, og hvilke du vil springe over eller tilføje til ignorer-listen (så de ikke dukker op igen ved fremtidige synkroniseringer).
  4. Vi kører til sidst selve matching, eksport og import baseret på dine valg og viser dig det endelige resultat. Vi viser også eventuelle fejl, der kan være opstået i processen.

OBS! I menupunket "Kunder > Indstillinger" kan du indstille hvilke standard valg der skal gælde for visning i kundeHUB'en, når du opretter en ny kunde. 

Trin 1 - Start synkronisering 

Tryk på knappen 'Start synkronisering', og du kommer til trin 1. Her starter vi med at se, om nogle af dine kunder i Effihub (hvis du har oprettet nogen), passer med kunder i Billy. Vi har udviklet en algoritme, som forsøger at matche Effihub kunder og Billy kunder ud fra kundenavnet. 

I trin 1 får du resultatet af vores matching proces, og du kan gennemgå resultaterne og tilpasse efter behov.

Kunder med et match

Hvis vi finder Effihub kunder, som ligner kunder i Billy, så kan du trykke på 'Gennemgå' knappen for at tjekke, om vores match er korrekt. Nogle gange finder vi mere en et muligt match, hvis kundenavne ligger tæt på hinanden, eller hvis du har en kunde oprettet flere gange i Billy. Når du gennemgår listen, kan du ændre handling, hvor der er behov for det. 

Kunder uden match

Anden linje er eventuelle Effihub kunder, som vi ikke umiddelbart kunne matche med kunder Billy. Du bedes gennemgå den liste og se, om du manuelt kan finde det rigtige match i Billy (vi viser en liste af alle Billy kunder, som ikke allerede er synkroniseret) eller du kan vælge, om kunden skal oprettes i Billy ud fra dine data i Effihub.

Kunder som er synkroniseret

Sidste linje viser dig de kunder, som allerede er synkroniseret (hvis du har kørt Billy synkronisering før).

Når du har gennemgået resultaterne og lavet de ændringer, der er behov for, kan du trykke på 'Fortsæt' knappen nederst til højre. 

Trin 2 - Opret Effihub kunder i Billy

Hvis du i trin 1 har valgt at overføre en eller flere kunder fra Effihub til Billy, så får du dem vist her. Er der ingen kunder, som skal overføres til Billy, så vil du blive ført direkte til trin 3. 

Oprettelse af kunder i Billy kræver som minimum kundenavn og land (ift. momsberegning), så vi beder dig gennemgå listen over kunder, der skal oprettes, og tjekke, at land er korrekt.

Tryk 'Fortsæt', når du har gennemgået listen.

Trin 3 - Importer kunder fra Billy

I dette trin får du en liste over alle kunder fra Billy, som kan importeres til Effihub. Dvs. Billy kunder, som ikke allerede er synkroniseret.

Gennemgå listen og vælg hvilke Billy kunder, der skal importeres til Effihub.  

Du kan også springe kunder over denne gang, eller du kan tilføje dem til 'ignorer-listen' (fx hvis kunder ikke har klippekort hos dig). Kunder du tilføjer til ignorer-listen vil ikke dukke op ved fremtidige synkroniseringer.

Tryk på 'Gem og fuldfør', når du er færdig.

Trin 4 - Opsummering efter fuldført synkronisering

Her får du resultatet af synkroniseringen og eventuelle kunder og fejlbeskeder på kunder, som ikke er blevet oprettet. 

Fejl ved eller efter import

Fejl opstår typisk, hvis der mangler informationer på kunden, eller hvis fx en e-mail allerede er i brug på kontoen.

Det kan være, at du er nødt til at tilrette nogle data i Billy og køre synkronisering igen for at få alle kunder importeret.

Hvis du tidligere har kørt import og oplever problemer med at fakturaer ikke bliver vist i din kundeHUB for nogle kunder, så kan det skyldes, der er ændret på grunddata for kunden i Billy (kundens ID nummer). I Billy indstillingerne i Effihub kan du nulstille alle kundelinks og derefter køre import/matching igen, hvilket burde løse problemet.


Fandt du dit svar?