DA 1 Fakturering i Effihub generelt
Fokus i Effihub er på overblik, opgavestyring og tidsregistrering, men Effihub er ikke et regnskabssystem. Dvs. du kan ikke udstede fakturaer direkte fra Effihub, men du kan oprette grundlaget for din fakturering.
Bruger du enten Visma Dinero, Visma e-conomic eller Billy, så kan du integrere dem med Effihub, så du nemt kan bruge dine opgave-/tidsregistreringer i Effihub til at danne og sende fakturaer fra dit regnskabssystem.
OBS! Fakturering af projekter kræver administratorrettigheder. Faktureringsfanen på projekter er ikke synlig for brugere med medarbejderrolle.
2 Projekt faktureringstyper
Projekter i Effihub kan oprettes enten med ‘Fastpris‘, ‘Timebaseret‘ eller ‘Hybrid’ faktureringsmodel.
Når du skal fakturere projekter i Effihub, så opretter du først en fakturakladde. Herefter tilføjer du fakturalinjer på fakturakladden og til sidst sender og afslutter du fakturaen (via dit regnskabssystem), så beløbet fremgår i Effihub som faktureret.
Alt efter typen af projekt så kan en fakturalinje enten være fritekst og pris, eller den kan være baseret på en eller flere afsluttede opgaver i projektet.
Et fastprisprojekt er et projekt, hvor en leverandør på forhånd fastsætter en bestemt pris for at fuldføre et projekt.
I et fastprisprojekt påtager leverandøren sig normalt risikoen for at fuldføre projektet inden for den fastsatte pris og tidsramme. Hvis omkostningerne ved at gennemføre projektet overstiger den fastsatte pris, vil leverandøren typisk bære de ekstra omkostninger og ligeledes den ekstra indtjening, hvis projektets omkostninger er lavere end den aftalte pris.
Fastprisprojekter er almindelige inden for mange brancher, herunder softwareudvikling og konsulentarbejde. De er ofte foretrukket af kunder, der ønsker en fast pris og forudsigelighed i omkostningerne ved et projekt.
Et timebaseret projekt er et projekt, hvor en leverandør fakturerer kunden baseret på antallet af timer, der er brugt på at udføre arbejdet. I et timebaseret projekt er prisen normalt baseret på en timepris for leverandørens tjenester.
I et timebaseret projekt påtager kunden sig normalt risikoen for at betale for den tid, der er nødvendig for at fuldføre projektet. Leverandøren fakturerer kunden baseret på antallet af timer, der er brugt på projektet, og det kan være svært at forudsige den endelige pris på projektet på forhånd.
Timebaserede projekter er almindelige inden for mange brancher, især når der er tale om rådgivning eller serviceydelser, hvor omfanget af arbejdet kan variere. Timebaserede projekter kan give fleksibilitet i forhold til omfang og tid, men kan også være mere risikable for kunden, da den endelige pris kan være vanskelig at forudsige på forhånd.
Hybrid projekter er hvor du har brug for at kunne kunne blande fastpris rater og timebaseret afregning i samme projekt.
Eksempel 1:
Et projekt skal afregnes som 3 rater af XX kroner. Ekstra timer udover det aftalte budget skal afregnes som medgået tid.
Eksempel 2:
Et projekt afregnes som medgået tid (timebaseret), men du har brug for at kunne tilføje ekstra udgifter på fakturaen (f.eks. udlæg eller andet hvor du skal kunne lave en tilpasset fakturalinje).
Begge eksempler kan du nu gøre med et hybrid projekt!
3 Fakturering af fastprisprojekter
Fastprisprojekter faktureres typisk i rater, hvor du selv bestemmer ratens størrelse, og hvornår det faktureres.
Opgaver og tidsforbrug der registreres på fastprisprojekter bruges ikke som grundlag for faktureringen men derimod til statistik og udregning af profitabilitet på projektet.
- Gå til projektet, du vil fakturere og klik på fanen ‘Fakturering’.
- Opret en ny fakturakladde.
- Giv fakturaen en overskrift/titel og angiv evt. en forventet fakturadato. Du kan også tilføje en intern note, hvis der er noget, du selv skal huske.
- Opret en eller flere fakturalinjer. Ved oprettelse af en fakturalinje angiver du egen tekst, antal, pris, rabat, osv.
- Klik på knappen ‘Marker som afsluttet’, hvis du vil ændre projektets status til ‘Fakturereti i Effifhub – eller klik på ‘Fakturer via navnet på dit regnskabssystem‘, hvis du overfører og sende fakturaen fra dit regnskabssystem.
OBS! Når først der er oprettet fakturaer på et fastpris projekt, så kan du ikke skifte faktureringsmodel til ‘Timebaseret’ (med mindre du sletter de oprettede fakturaer og kladder). Du kan dog skifte til hybrid faktureringsmodel.
4 Fakturering af timebaserede projekter
På timebaserede projekter er det de afsluttede opgaver og tidsforbrug, der bruges som grundlag for faktureringen.
Du kan enten oprette fakturalinjer, hvor hver opgave får sin egen linje på fakturaen, eller du kan vælge en gruppe af opgaver, som skal vises som én linje på fakturaen.
- Gå til projektet, du vil fakturere og klik på fanen ‘Fakturering’.
- Opret en ny fakturakladde.
- Giv fakturaen en overskrift/titel og sæt evt. en forventet fakturadato. Du kan også tilføje en intern note, hvis der er noget, du selv skal huske.
- Klik på knappen ‘Tilføj fakturalinje’.
- Du kan nu vælge, om hver opgave skal have sin egen linje på fakturaen, eller om du vil samle flere opgaver på én fakturalinje. I begge tilfælde får du vist alle afsluttede opgaver, og du kan nu vælge de opgaver, der skal faktureres (OBS. Der vises kun opgaver som er markeret som afsluttet, og som ikke allerede er tilføjet en faktura).
- Hvis du har valgt, at hver opgave skal have sin egen fakturalinje, så kan du vælge hvilke data om opgaven, der skal med på fakturalinjen, og hvilken vare/produkt fra dit regnskabssystem, der skal bruges.
- Hvis du har valgt at samle flere opgaver på én linje, så kan du frit tilpasse fakturalinjens tekst, antal, pris, vare/produkt, m.m. De opgaver, der er valgt, bliver markeret som faktureret og være ‘knyttet’ til denne fakturalinje.
- Hvis du sletter en fakturalinje eller en hel faktura, så skifter alle tilknyttede opgaver status til ‘Afsluttet’ og kan vælges/faktureres på ny.
- Når du har tilføjet dine fakturalinjer, kan du klikke på knappen ‘Marker som afsluttet’, hvis du vil ændre status til faktureret, eller klik på ‘Fakturer via navnet på dit regnskabssystem‘, hvis du overføre og sende fakturaen fra dit regnskabssystem.
OBS! Når først der er oprettet fakturaer på et timebaseret projekt, så kan du ikke skifte faktureringsmodel til ‘Fastpris’ (med mindre du sletter de oprettede fakturaer og kladder). Du kan dog skifte til hybrid faktureringsmodel.
5 Fakturering af hybrid projekter
På hyrbid projekter giver vi dig mulighed for at blande fastpris fakturalinjer med opgavebaserede fakturalinjer.
Du kan enten oprette fakturalinjer, hvor hver opgave får sin egen linje på fakturaen, eller du kan vælge en gruppe af opgaver, som skal vises som én linje på fakturaen eller du kan lave din egen tilpassede fakturalinje med custom tekst og pris.
- Gå til projektet, du vil fakturere og klik på fanen ‘Fakturering’.
- Opret en ny fakturakladde.
- Giv fakturaen en overskrift/titel og sæt evt. en forventet fakturadato. Du kan også tilføje en intern note, hvis der er noget, du selv skal huske.
- Klik på knappen ‘Tilføj fakturalinje’.
- Du kan nu vælge:
1) Vælg afsluttede opgaver der skal faktureres, hvor hver opgave skal have sin egen linje på fakturaen
2) Vælg afsluttede opgaver der skal faktureres, men saml dem på én fakturalinje.
3) Angiv egen tekst og pris - Hvis du har valgt, at hver opgave skal have sin egen fakturalinje, så kan du vælge hvilke data om opgaven, der skal med på fakturalinjen, og hvilken vare/produkt fra dit regnskabssystem, der skal bruges.
- Hvis du har valgt at samle flere opgaver på én linje, så kan du frit tilpasse fakturalinjens tekst, antal, pris, vare/produkt, m.m. De opgaver, der er valgt, bliver markeret som faktureret og være ‘knyttet’ til denne fakturalinje.
- Hvis du har valgt egen tekst og pris kan du frit angive tekst, antal, pris, vare og rabat.
- Hvis du sletter en fakturalinje eller en hel faktura, så skifter alle tilknyttede opgaver status til ‘Afsluttet’ og kan vælges/faktureres på ny.
- Når du har tilføjet dine fakturalinjer, kan du klikke på knappen ‘Marker som afsluttet’, hvis du vil ændre status til faktureret, eller klik på ‘Fakturer via navnet på dit regnskabssystem‘, hvis du overføre og sende fakturaen fra dit regnskabssystem.
OBS! Når først der er oprettet fakturaer på et hybrid projekt, så kan du ikke skifte faktureringsmodel (med mindre du sletter de oprettede fakturaer og kladder).
6 Fakturering af projektopgaver via klippekort
Vil du afregne et projekt på klippekortbasis, så læs denne guide.
7 Download af projektfaktura
Når du er inde og se detaljer for en projektfaktura eller kladde, så finder du en download knap. Du kan hente faktura data enten som CSV eller PDF.
Vælger du PDF, så får du mulighed for at vælge hvilke fakturadata der skal med i rapporten.
